Ignatius Ricky Loyola: langkah langkah membuat mail merge

Langkah-langkah membuat mailmerge

Dalam pembuatan sebuah surat, baik itu berupa surat undangan atau permohonan, pasti dibutuhkan penerima untuk kepada siapa surat itu ditujukan. Jika dulu kita harus menuliskan masing-masing pengirimnya tiap surat, sekarang diciptakan fitur “mail merge” dalam Microsoft Word. Mail merge berfungai untuk memudahkan kita membuat surat yang sama kepada penerima yang berbeda-beda. Tentunya fitur ini sangat membantu jika kita ingin membuat surat dengan banyak penerima, contohnya surat undangan kerja bakti untuk satu desa. Mail merge membuat pekerjaan ini lebih efisien karena kita hanya perlu menginput data para penerima surat tersebut tanpa perlu membuat ulang bagi masing-masing penerima.

Kali ini, kita akan belajar untuk mengaplikasikan mail merge pada surat undangan rapat kegiatan. Kita akan memasukkan nama, sapaan, alamat, dan kota melalui mail merge di Microsoft Word 2013.

Perhatikan format surat undangan berikut, bagian nama dan alamat kita kosongkan untuk diaplikasikan dengan mail merge secara otomatis.

1. Klik menu Mailings > Start Mail merge. Karena kita akan membuat surat undangan, pilih format Letter.

s2. Pilih menu Select Recipients > Type a new list. Kita akan membuat list penerima untuk surat undangan ini.

;

s3. Muncul jendela New Address List. Dari data default disediakan Title, First Name, Last Name, Company Name, dst. Kita hanya akan mengisi sapaan, nama, alamat, dan kota, maka kita akan menghapus semua data default dan membuat yang baru. Klik Customize Columns.

s4. Hapus semua yang ada di Field Names menggunakan tombol delete satu-per-satu.

5. Tambahkan Sapaan, Nama, Alamat, dan Kota dengan tombol Add.

Lalu akan tampak Field Names seperti ini :

s6. Sekarang kita bisa mengisi data-data yang dibutuhkan, untuk menambahkan data penerima, klik New Entry.

7. Jika sudah selesai mengisi data, klik OK.

Save data penerima yang sudah dibuat, sebagai contoh kita save dengan nama penerima_undangan, klik Save.

8. Klik menu Select Recipients > Use an Existing List.

9. Untuk mengaplikasikan data yang sudah kita buat kedalam surat, drag kursor pada tempat kita ingin nama dan alamat dituliskan, klik Insert Merge Field, dan pilih Field Names sesuai tempat dan urutan yang diinginkan.